Ensimmäisenä yrittäjän kannattaa keskustella kirjanpitäjän kanssa miten hän haluaa käsitellä matkalaskut ja kulukorvaukset. Solossa ei suoraan valmiita toiminnallisuuksia matka- tai kululaskujen tekemiselle, mutta alla on kerrottu muutama tapa toimia.

Matkalaskujen yhteydessä on hyvä myös huomioida tulorekisteri-ilmoittaminen, eli kilometrikorvaukset ja päivärahat tulee ilmoittaa tulorekisteriin.

Yksittäisen matkalaskun tekeminen yrittäjän toimesta

Yleinen toimintamalli on käyttää valmista matkalaskupohjaa yksittäisille matkalaskuille ja kirjata syntyneet kulut (kilometrikorvaukset, päivärahat tai ateriakorvaukset) siihen.

Yksittäisen matkalaskun voi tehdä esim. eTaskun tarjoamalla palvelulla

Kun matkalasku on tehty, yrittäjä voi tehdä itselleen sitä vastaavan tilisiirron, eli maksaa yrityksen pankkitililtä vastaavan summan rahaa itselleen.

Tämän jälkeen Solon tilitapahtumissa näkyvään maksuun liitetään tehty matkalasku ja sitä kautta matkalasku siirtyy kirjanpitoaineiston mukana kirjanpitäjälle kuun vaihteen jälkeen.

Useamman eri matkan kulujen kerääminen yhteen matkalaskuun

Toinen yleinen toimintamalli on kirjata matkoista syntyneet kulut (kilometrikorvaukset, päivärahat tai ateriakorvaukset) yhteen dokumenttiin sitä mukaa, kun niitä tulee.

Useamman matkan kirjaukset voi koota yhteen dokumenttiin, esim. Accountorin tuottamaan pohjaan

Kun tämä koottu matkalasku on tehty, yrittäjä voi tehdä itselleen sitä vastaavan tilisiirron, eli maksaa yrityksen pankkitililtä vastaavan summan rahaa itselleen.

Tämän jälkeen Solon tilitapahtumissa näkyvään maksuun liitetään tehty matkalasku  (yksittäinen tai koottu). Sitä kautta matkalasku siirtyy kirjanpitoaineiston mukana kirjanpitäjälle kuun vaihteen jälkeen.

Ohjeet kootun matkalaskun tekemiseen Toiminimille:

Tee kirjaukset matkalaskupohjaan sitä mukaan kun niitä syntyy ja toimita koko vuoden yhteenveto - eli täytetty matkalaskupohja - tilikauden päätteeksi.

Voit maksaa matkakorvauksia itsellesi vuoden aikana, mutta huomioithan, että nämä kirjataan yksityisnostoina. Kirjanpitoon aineisto viedään kuitenkin vain vuosittain, koska matkakorvaukset huomioidaan verotuksessa.

Ohjeet kootun matkalaskun tekemiseen Osakeyhtiöille:

Matkakorvaukset maksetaan yleensä palkanmaksun yhteydessä. Toimita siis aineisto - eli täytetty matkalaskupohja - aina kuukauden päätteeksi, ei kerran vuodessa kuten toiminimillä. Voit kuitenkin itse päättää minkä palkanmaksun yhteydessä maksat matkakorvaukset. 

Löysitkö etsimäsi vastauksen?