1. Käyttöönotto
  2.  Koekäyttö
  3. Tilaaminen
  4. Tuotantokäyttö
  5. Laskutus

1. Käyttöönotto

Rekisteröityminen

Ensimmäinen vaihe on luoda Finago Soloon tili. Yrittäjä täyttää käyttöönottolomakkeen rekisteröitymissivulta. Yrittäjälle perustetaan tunnukset Solo-palveluun joko Finagon tai tilitoimiston toimesta riippuen siitä onko yrittäjällä jo jokin Solo yhteensopiva tilitoimisto käytössä. Kaikki Procountoria käyttävät tilitoimistot voivat perustaa Solo -tilejä. Ellei yrittäjän kirjanpitäjä vielä käytä Procountoria tai siitä ei ole varmuutta, Finagolta voidaan olla yhteydessä tilitoimistoon ja etsiä sopiva ratkaisu.

Tunnukset Solo-palveluun toimitetaan yrittäjälle sähköpostitse, kun käyttöympäristö on perustettu.

Tässä vielä tarkemmat ohjeet: Näin otat palvelun käyttöön.

Finago Solo soveltuu yrityksille, kun maksuperusteisen kirjanpidon tekeminen on mahdollista eli:

  • Toiminimille
  • Ja osakeyhtiöille, jonka vuotuinen liikevaihto on alle 500 000€. Tällöin arvonlisävero voidaan laskea maksujen perusteella, kirjanpito yksinkertaistuu ja ohjelmisto on edullinen.

Kirjautuminen

Kun tili on perustettu ja tunnukset toimitettu, yrittäjä voi kirjautua sisään tililleen sisäänkirjautumissivulta.

2. Koekäyttö

Kun palvelu otetaan käyttöön, tili on koekäyttötilassa. Palvelua voi koekäyttää 30 päivän ajan. Koekäytössä ei ole vielä kaikki palvelun toiminnallisuudet käytössä. Koekäytössä palvelulla voi mm. kuvata kuitteja, tallentaa asiakas- ja tuotetietoja sekä tehdä PDF- ja paperilaskuja. 

Toiminnallisuudet kuten verkkolaskujen lähettäminen, tilitapahtumien käsittely ja aineiston toimittaminen kirjanpitoon edellyttävät maksullista laajuutta. Mitään yhteyksiä tiliin ei siis vielä koekäytön aikana ole aktivoitu. Koekäytön aikana tehdyt tapahtumat eivät siirry automaattisesti Procountoriin vaan ne tulee toimittaa kirjanpitoon manuaalisesti. Lisätietoa koekäytön ja maksullisen laajuuden eroista.

3. Tilaus

Finago Solo

Yrittäjä voi tehdä tilauksen palvelusta suoraan omalta Solo-tililtä kohdasta Asetukset - Tilaus. Klikkaamalla Siirry tilaamaan -linkkiä pääsee tilauslomakkeeseen. Kun yrittäjä on täyttänyt tilauslomakkeen, hänen täytyy vielä allekirjoittaa sopimus sähköisesti. 

Allekirjoitus tehdään pankkitunnuksilla. Allekirjoitusta ei tarvitse tehdä itse yrittäjä, mutta allekirjoittajalla tulee olla kirjoitusoikeus kyseiseen yritykseen. Tilauslomakkeessa kysytään myös käytössä olevan tilitoimiston tietoja, joten yrittäjä saattaa tarvita apua tai lisätietoa tilitoimistolta lomaketta täytettäessä. Näin tilaat palvelun.

Pankkiyhteys

Jotta palveluun saa tuotua tilitapahtumia pankista, yrittäjän täytyy avata pankkiyhteys. Yhteys avataan lähettämällä pankkiin täytetty valtuutuslomake. Palvelu siis valtuutetaan hakemaan yrittäjän käyttämästä pankista tarvittavia tietoja. Oman pankin lomakkeen voi ladata täältä. Kun lomake on lähetetty, pankki hoitaa loput.  Näin teet pankkivaltuutuksen.

Huomaa, että palvelun käyttö perustuu myyntien ja ostojen osalta nimenomaan tilitapahtumiin. Tilitapahtumat eivät kuitenkaan näy palvelussa ennen kuin yrittäjä on tehnyt valtuutuksen. On siis kriittistä, että yrittäjä tekee tilauksen lisäksi valtuutuksen. Tilitoimiston kannattaa avustaa yrittäjää tässä vaiheessa, jotta valtuutus ei jää tekemättä.

4. Tuotantokäyttö

Aikaisemmat tiedot

Yrittäjän ja kirjanpitäjän kannattaa sopia yhdessä aikaisempien kirjanpitotietojen kuten tilikauden alkusaldojen tuonnista Procountor-ympäristöön.

Yrittäjä voi tuoda palveluun aikaisempia asiakas- ja tuotetietoja myyntilaskutuksen tueksi. Palvelun käyttöä ei siis tarvitse aloittaa ihan täysin puhtaalta pöydältä. Tietojen tulee olla CSV-tiedostona, jotta ne voi ajaa palveluun sisään. Solon asiakaspalvelu voi tarvittaessa avustaa tietojen tuonnissa. Näin tuot asiakastiedot.

Myyntilaskut

Kun sopimus palvelun käytöstä on tehty, yrittäjä voi lähettää asiakkailleen sähköisiä laskuja. Laskun voi lähettää joko verkkolaskuna, sähköpostipalvelulla tai tulostuspalvelulla. Sähköinen laskutus kattaa siis kaikki laskun toimitustavat. Lähetystapa valitaan laskun esikatselun oikeasta reunasta.
Lisätietoa sähköisestä laskutuksesta.


Ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuina
Tilauksen tekemisen jälkeen avataan myös yhteydet verkkolaskujen vastaanottamiseen. Tämä tehdään automaattisesti käyttäjän puolesta ja avauksessa kestää muutama päivä. Ilmoitamme erikseen sähköpostitse, kun verkkolaskujen vastaanottaminen käytössä.

Verkkolaskuosoitteet on avaamisen jälkeen nähtävissä Solon käyttöliittymän kautta "Asetukset" -> "Verkkolaskutus". Lisätietoa verkkolaskujen vastaanottamisesta.

Tilitapahtumat

Kun pankkivaltuutus on tehty ja pankkiyhteys avattu, palveluun alkaa tulemaan tilitapahtumia kohtaan Tilitapahtumat. Yrittäjä voi tällöin kohdentaa palveluun lisättyjä kuitteja ja ostolaskuja tilillä oleviin kuluihin. Näin liität kuitin tilitapahtumaan.

Asiakkaiden tekemät viitesuoritukset kohdentuvat myös automaattisesti yrittäjän palvelulla lähettämiin myyntilaskuihin. Olettaen, että asiakas on käyttänyt maksussa oikeaa viitenumeroa. Yrittäjä voi myös tarvittaessa tehdä manuaalisia kohdennuksia suorituksiin.

Kirjanpitoaineisto

Tilitapahtumiin perustuvat aineisto on se, jonka yrittäjä toimittaa palvelusta tilitoimistolle kirjanpitoa varten. Aineisto lähetetään kohdasta Kirjanpitoaineisto. Jos yrittäjä on tehnyt muita kuin Soloon kirjattuja myyntejä, hän voi lisätä ne palveluun kohdasta Kirjanpitoaineisto - Muut myynnit

Yrittäjä vahvistaa siirrettävän aineiston (myynnit, suoritukset & kulut) ja lähettää sen kirjanpitäjälle kerran kuukaudessa. Kirjanpitäjä tekee kirjanpidon lähetetyn aineiston pohjalta, joten yrittäjä ei voi muokata tapahtumia enää lähetyksen jälkeen. Tapahtumat lukitaan heti lähetyksen jälkeen. Näin lähetät kirjanpitoaineiston.

Huom! Aineisto, jota ei ole linkitetty tilitapahtumiin, ei siirry kirjanpitäjälle Procontoriin. Tätä varten olemme toteuttamassa erillisen ominaisuuden ja se tulee käyttöön hieman myöhemmin.  Sitä ennen suosittelemme toimittamaan aineiston esim. sähköpostitse tai pilvipalvelun kautta.

5. Laskutus

Finago veloittaa yrittäjää Solo-palvelun käytöstä. Kuukausihinnan lisäksi veloitetaan sähköisten laskujen kulut sekä maksuhäiriömerkintätarkistukset. Finago siis laskuttaa yrittäjältä vain Solo-palvelun käyttöön liittyviä kuluja.

Tilitoimisto veloittaa yrittäjältä kaikki itse kirjanpitoon liittyvät kulut.

Pankki veloittaa yrittäjältä pankkiyhteydestä ja tilitapahtumien käsittelystä.

------------------

Jos on mitään kysyttävää, ota yhteyttä! Autamme mieluusti. Meidät tavoittaa:

Sähköposti:
solo@finago.com

Puhelin:
0207 1817 16
ma-pe 9:00 – 16:00

Voit myös lähettää meille viestiä oikean alakulman chat-ikkunan kautta.

Löysitkö etsimäsi vastauksen?